Champ d’application du Droit de communication de l’Administration
Le droit de communication vise tout matériel qui permet d’automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d’encaissement :
– les logiciels de comptabilité ;
– les logiciels de gestion ;
– les systèmes de caisse.
Logiciel de comptabilité – Un logiciel de comptabilité est un programme informatique permettant à un appareil informatique (ordinateur) d’assurer tout ou partie des
tâches de la comptabilité d’une entreprise en enregistrant et traitant toutes les transactions réalisées par l’entreprise dans différents modules fonctionnels (comptabilité fournisseurs,
comptabilité clients, paie, grand livre, etc.) (BOICF-COM-10-80, 28 mai 2014, § 180).
Logiciel de gestion – Un logiciel de gestion est un programme informatique permettant à un appareil informatique (ordinateur) d’assurer des tâches de gestion commerciale : gestion automatisée des devis, des factures,
des commandes, des bons de livraison, suivi des achats et des stocks, suivi du chiffre d’affaires, etc..
Sont ainsi concernés par le droit de communication tous les logiciels de type « gestion et encaissement » qui permettent le pilotage et la gestion des activités de vente et d’encaissement par l’utilisation de
terminaux de vente dédiés ou non dédiés, quelles que soient les modalités de leur mise sur le marché (vente, location, mise à disposition de toute autre manière, etc.).
Le droit de communication concerne toutes les versions du logiciel soumises à l’obligation triennale de conservation de la documentation y afférente
Systèmes de caisse – On entend par système de caisse un système d’information doté d’un ou plusieurs logiciels permettant l’enregistrement des opérations d’encaissement
Personnes visées
Sont soumis à ce droit de communication :
les concepteurs des logiciels de comptabilité ou de gestion ou des systèmes de caisse ; On entend par concepteur l’auteur du logiciel au sens du Code de la
propriété intellectuelle (C. prop. intell., art. L. 113-1). Lorsque le logiciel a été créé par un employé dans l’exercice de ses fonctions ou d’après les instructions de son employeur, le concepteur s’entend
à la fois du salarié et de l’employeur, ce dernier étant en principe seul habilité à exercer les droits patrimoniaux sur le logiciel ainsi créé.
les éditeurs de ces mêmes logiciels et systèmes de caisse ; et plus généralement, toute personne qui intervient techniquement sur les fonctionnalités de ces produits et
affecte, par son intervention, directement ou indirectement,la tenue des écritures mentionnées au 1° de l’article 1743 du CGI, c’est-à-dire la tenue des écritures
sur le livre-journal ou sur tout document en tenant lieu (BOI-CF-COM-10-80, 28 mai 2014, § 190).
Produits concernés
L’amende s’applique lorsque les logiciels de comptabilité ou de gestion ou les systèmes de caisse mis à disposition sont utilisés de manière frauduleuse, c’est-à dire lorsque leurs caractéristiques ont permis, par une manœuvre destinée à égarer l’Administration, la réalisation de l’un des faits mentionnés au 1° de l’article 1743 du CGI (avoir sciemment omis de passer ou de faire passer des écritures ou avoir passé ou fait passer des écritures inexactes ou fictives au livre-journal ou dans les documents qui en tiennent lieu : V. BOI-CF-INF-40-10-20,12 sept. 2012, § 10 et s.), en modifiant, supprimant ou altérant de toute autre manière un enregistrement stocké ou conservé au moyen d’un dispositif électronique, sans préserver les données originales.
Mesures de contrôle interne
Pour se prémunir contre l’introduction de fonctions frauduleuses dans leurs produits, les professionnels peuvent notamment mettre en œuvre les mesures de prévention suivantes :
– information de leurs clients sur la finalité d’usage des logiciels et systèmes de caisse ;
– information de leurs clients sur les évolutions nécessaires des produits pour assurer notamment leur conformité
avec la règlementation en vigueur ;
– mise en place de procédés de traçabilité des opérations d’enregistrement des données dans les logiciels et systèmes de caisse ;
– mise en place de fonctionnalités préventives de fraude comme l’impossibilité de modifier une donnée enregistrée
après la clôture ou la mise en place d’outils de contrôle de cohérence, par exemple de contrôle de cohérence de la comptabilité pour les produits générant les écritures comptables ;
– gestion sécurisée des droits d’accès des utilisateurs des produits ;
– mesures de déontologie consistant notamment à rappeler les bonnes pratiques à leurs salariés et à leurs partenaires, en matière de manipulation des paramètres des
logiciels et systèmes de caisse ;
– certification des logiciels et systèmes de caisse permettant d’assurer le respect d’un cahier des charges précis,
notamment au regard des sécurités offertes par les produits
(BOI-CF-INF-20-10-20, 28 mai 2014, § 460).